PMS

Das Projektmanagementsystem (PMS) ist eine webbasierte Systemlösung für Dienstleistungsunternehmen, die mit Hilfe des Mobilen Servicemanagements eine Vielzahl von Einzelaufträgen bearbeiten und dokumentieren. Die auf verschiedenen Plattformen anfallenden (Abrechnungs-)Daten werden zusammengeführt und aufbereitet. Dies ermöglicht ein effizientes Controlling sowie eine zuverlässige Rechnungslegung und Lohnabrechnung.

Das PMS ist für Dienstleister konzipiert, die gleichzeitig für eine größere Anzahl von Auftraggebern tätig sind und deren Monteure ihren Einsatz flexibel zwischen den verschiedenen Projekten gestalten. Während im Mobilen Servicemanagement im Regelfall ein Portal für einen Auftraggeber (und ggf. viele Dienstleister) eingerichtet wird, liegt beim PMS der Fokus auf der Zusammenführung aller Daten eines Dienstleisters. Dabei handelt es sich zum einen um Auftrags- und Abrechnungsdaten, die von den verschiedenen MSM-Portalen über spezielle Export-Konnektoren geliefert werden (wobei in der Verantwortung des Auftraggebers liegende personenbezogene Daten eliminiert werden) und zum anderen um Daten, die durch eine eigenständige mobile Erfassung oder durch manuelle Eingabe entstehen.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Nutzung des Systems ist die Definition von projektübergreifend gültigen Leistungsverzeichnissen, welche die tarifvertraglich oder in sonstiger Weise vereinbarten Leistungs-Normen abbilden. Dabei können zu jeder spezifizierten Leistung ein oder mehrere Akkordlöhne zugeordnet werden, die jeweils eine zeitlich befristete Gültigkeit aufweisen können.

Es werden einzelne Projekte verwaltet, deren Strukturierung zunächst unabhängig von den Abrechnungsanforderungen des Auftraggebers erfolgt. Einem Projekt werden Leistungspositionen (Vertragspositionen) zugeordnet, die sich aus einer oder mehreren Bestellungen eines Auftraggebers (u.U. auch mehrerer Auftraggeber) ergeben. Zwischen Projekten und Bestellungen werden Beziehungen hergestellt. Jeder Leistungsposition kann ein (ggf. zeitlich befristeter) Preis zugeordnet werden. Gleichzeitig können zu jeder Leistungsposition auch eine oder mehrere (ggf. ebenfalls zeitlich befristete) Akkordlohnpositionen zugeordnet werden. Auf diese Weise kann jede erbrachte Leistung sowohl in Bezug auf die Abrechnung mit dem Auftraggeber, als auch in Bezug auf eine Leistungslohnabrechnung gegenüber dem Monteur aufgeschlüsselt werden. Diese Abrechnungen können zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Während die Leistungslohndaten im Regelfall zum Monatsende in die Lohn-Abrechnung einfließen, kann sich die Aufteilung der erbrachten Leistungen gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber in Abhängigkeit von dessen Vorgaben sehr unterschiedlich gestalten. Dabei sind neben zeitlichen Abgrenzungen auch Abgrenzungen nach Örtlichkeiten, Kostenstellen etc. denkbar. Entsprechend werden die erbrachten Leistungen auf verschiedene (den einzelnen Bestellungen zugeordnete) Leistungsaufmaße verteilt, die einen Workflow besitzen (vgl. Elektronisches Auftragssystem EAsy) und eine transparente sowie aktuelle Status-Nachverfolgung ermöglichen. Die bestätigten Aufmaßdaten können über eine Schnittstelle elektronisch an das ERP-System übergeben werden, über das die Rechnungslegung erfolgt (z.B. SAP).

Weiterhin verfügt das PMS über eine Reihe von Funktionen, die bereits im Vorfeld der eigentlichen Projektbearbeitung einsetzbar sind. Dazu gehören die Angebotskalkulation (auf Grundlage der hinterlegten Leistungsverzeichnisse) sowie die mittel- und längerfristige Personaleinsatzplanung der Monteure für die verschiedenen Projekte.
Das PMS beinhaltet auch die Verwaltung der für die Projektrealisierung erforderlichen speziellen Hilfsmittel (z.B. Fahrzeuge, Spezialgeräte etc.) und erfasst deren Wartungszyklen und Einsatzkosten.

Mit dem PMS sind umfangreiche und zeitnahe Auswertungen zur Effizienz der einzelnen Projekte möglich. Das ist die Grundlage für ein umfassendes Projekt-Controlling, wodurch bereits weit vor der Rechnungslegung Aussagen zum Verhältnis von Erlösen und Kosten gemacht werden können. Damit sind eine rechtzeitige und unmittelbare Einflussnahme und ggf. die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen gewährleistet.

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