MSM

Das elektronische Auftragsstem (EAsy) ist eine webbasierte Systemlösung zur papierlosen Beauftragung und Abrechnung von Baumaßnahmen und Dienstleistungen über das Internet. Die Lösung kommt insbesondere im Geschäftsverkehr zwischen Netzbetreibern in der Versorgungsindustrie und deren Auftragnehmern zum Einsatz.

Beauftragung und Abrechnung erfolgen auf der Grundlage von Leistungsverzeichnissen, die entweder allgemein für alle Auftragnehmer oder nur für einen speziellen Auftragnehmer gültig sind. Die Gültigkeit der Leistungsverzeichnisse oder einzelner Leistungsverzeichnispositionen kann zeitlich befristet werden.

EAsy beinhaltet Workflows für Bestellungen, Leistungsaufmaße und technische Dokumentationen (Fotos, Skizzen, Materialeinbaulisten). Jedem Workflow-Schritt ist ein jeweils verantwortlicher Bearbeiter und eine Benutzergruppe zugeordnet, die stellvertretend für diesen verantwortlichen Bearbeiter den Vorgang bearbeiten kann. Jeder Benutzer kann die Auflistung und den Status aller Vorgänge abrufen, für welche er aktuell unmittelbar oder mittelbar zuständig ist. Das Weiterleiten eines Vorgangs zum nächsten Bearbeitungsschritt erfolgt durch Signieren des Vorgangs mit den persönlichen Anmeldedaten. Der nächste Bearbeiter wird per Mail informiert. Auch das Rücksenden eines Vorgangs zum vorherigen Schritt (z.B. bei Nichtabnahme einer Leistungsabrechnung) ist möglich.

Der Workflow für Bestellungen umfasst insbesondere Schritte vor dem eigentlichen Auslösen der Bestellung (Planung, Genehmigung). Sofern diese Schritte in einem ERP-System erfolgen, kann auch eine automatisierte Übernahme der Bestelldaten (z.B. über eine SAP-Schnittstelle) erfolgen.

Der Workflow für Leistungsaufmaße startet mit der Erstellung des Aufmaßes durch den Auftragnehmer (Aufmaßlegung). Dabei werden die Positionen und Preise aus dem aktuell gültigen Leistungsverzeichnis gezogen; Positionen ohne Bezug zum Leistungsverzeichnis werden besonders gekennzeichnet. Auch die Übernahme der über das Mobile Servicemanagement erfassten und als Tages- oder Wochenleistung aufsummierten Vor-Ort-Abrechnungsdaten ist möglich. Auf diese Weise ist – insbesondere bei einer Vielzahl von Abrechnungen mit wenigen Positionen – eine schnelle und fehlerfreie Aufmaßprüfung möglich. Bestätigte Aufmaße können über eine SAP-Schnittstelle automatisiert als Leistungserfassungsblätter übernommen werden. Geprüfte und bestätigte Aufmaße durchlaufen dann weitere Schritte zur Rechnungslegung durch den Auftragnehmer und zur Rechnungsprüfung durch den Auftraggeber. Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass schon vor der eigentlichen Rechnungslegung alle Rechnungsinhalte abgestimmt sind und daher die mit einer schnellen Rechnungsprüfung verbundenen Vorteile (z.B. Skonto) auch tatsächlich zum Tragen kommen können.

Der Workflow für die technische Dokumentation beginnt ebenfalls beim Auftragnehmer, der Einbaulisten, Fotos, Zeichnungen oder Herstellerunterlagen beifügt. Beim Rohrbau kann auch die Verlegefolge mittels eingescannter Barcodes dokumentiert werden. Im weiteren Ablauf des Workflows kann dann die Einarbeitung dieser Dokumente in die IT-Systeme des Auftraggebers (z.B. GIS, SAP-PM) erfolgen.

EAsy beinhaltet auch Ausschreibungsverfahren über das Internet. Dabei ist sichergestellt, dass die in den Ausschreibungsangeboten der Teilnehmer enthaltenen Preise erst nach Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt und durch den Ausschreibenden ausgewertet werden können. Das im Vergleich der einzelnen Ausschreibungsangebote erfolgreiche Preisverzeichnis kann als spezielles Leistungsverzeichnis für diesen Auftragnehmer übernommen und für die Abrechnung der aus der Ausschreibung generierten Bestellungen verwendet werden.

Die Nutzung des Elektronischen Auftragssystems – insbesondere auf der für Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam nutzbaren neutralen Plattform EAsyWebServices – bietet für alle Beteiligten ein hohes Maß an Transparenz und Sicherheit. Jeder Partner kann jederzeit nachvollziehen, welchen Status ein Vorgang hat und wo ggf. Verzögerungen eingetreten sind. Durch die elektronische Dokumentation werden viele Papierdokumente entbehrlich. Die Bearbeitungsdauer vieler Vorgänge verkürzt sich erheblich. Sowohl auf der Seite des Auftraggebers, als auch bei seinen Auftragnehmern sind so erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen möglich.

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